Organizzare un evento motociclistico

Anni fa avevo la carica di Activities Officer nel Torino Chapter, uno dei club motociclistici territoriali di riferimento appartenenti all’H.O.G., Harley Owners Group Italy. Nessuna attività di organizzazione mi ha dato più soddisfazione di questa esperienza che ho portato avanti volontariamente per un anno. Lo dico con molta convinzione, anche a lavori conclusi.

Organizzare eventi motociclistici è divertente, ma non è cosa facile

In quel periodo ero dirigente in una società di informatica: il tempo che avevo a disposizione per altre attività era davvero poco. Ma la voglia di fare, e di fare bene in questo nuovo contesto era tanta. Quando il Direttivo del Torino Chapter mi incaricò di occuparmi dell’organizzazione degli eventi dell’anno motociclistico non mi parve vero. Invece di organizzare, come facevo per lavoro importanti eventi dove si dibattevano temi di macroeconomia e nuove tecnologie, potevo raccogliere adesioni per runs, raduni e weekend da passare in sella alla moto. Insomma un lavoro per portare le persone a divertirsi e divertirsi insieme a loro.

L’esperienza professionale mi ha aiutata anche in questa occasione

Organizzare eventi richiede molta curiosità, pazienza, capacità relazionale, fantasia e creatività. Con la pratica si arriva a costruire un metodo. Il metodo se continuamente raffinato, porta al successo.

Cos’ è un evento motociclistico?

Nel mondo Harley Davidson l’evento più semplice equivale a un run, ovvero un giro (solitamente di oltre 100 km) che può essere concluso in giornata, dove le moto riunite la mattina in un preciso luogo di partenza, raggiungono tutte insieme una meta attraverso un percorso di solito ameno (i panorami sono molto importanti per gli harleysti, che vanno a velocità moderate); arrivati alla meta c’è sempre un bel pranzo ad attenderli (grandi tavolate, grigliate di carne mista). Si fa una bella siesta nel verde e poi si ritorna in sella, e via per il ritorno. La sera a casa tutti felici, stanchi e contenti.

Cosa è necessario fare per organizzare un run?

Il lavoro di preparazione è lungo, si fa in team per soddisfare i desideri di chi si è iscritto al club, tenendo presente che:

• Andare in moto è un fatto stagionale per la maggior parte di chi la pratica; pochi la usano anche in inverno e comunque freddo, ghiaccio e neve non sono amici dei motociclisti.
• Al’interno dell’organizzazione di un Chapter, di solito a gennaio, si stabilisce un calendario di eventi e di uscite che va da metà marzo a dicembre. Il meteo è un fatto abbastanza condizionante. Se il tempo è davvero brutto può anche fare saltare l’evento. Ma una normale pioggia di stagione di solito non ferma i nostri eroi.
• La scelta della location e del percorso è la prima cosa da fare. Un luogo ameno, dove una volta arrivati si possa parcheggiare in molti su un piazzale. Ogni regione d’Italia è ricca di luoghi così. Non resta che scoprirli con una buona ricerca culturale/geografica e successivi sopraluoghi fatti in moto, accompagnati  dai Road Captain che memorizzano il percorso e aiutano il gruppo a compierlo senza rischi.
• La meta è anche un luogo dove ci sia posto per pranzare. Non è detto che il ristorante sia prioritario. Se il luogo raggiunto è davvero piacevole (in quota, bel contesto panoramico, al mare su una spiaggia) anche un pranzo al sacco può rivelarsi una cosa molto appropriata.
• La possibilità  a fine giornata di guadagnarsi una patch commemorativa che ricorda il run al quale si è partecipato è cosa ambita da tutti. Averla attaccata al proprio giubbotto significa Io c’ero.
• La compagnia, la disponibilità e la buona educazione delle persone (motociclisti e passeggeri) è fondamentale. Andare in moto significa socializzare, condividere emozioni, scoprire pregi e difetti delle esseri umani che ti sono accanto. Con il tempo e i km percorsi insieme si formano empatie che durano nel tempo. L’amicizia è fondata sull’esperienza fatta in sella.
• La macchina della comunicazione è fondamentale, una volta stabilito data e luogo dell’evento. Nel 2006 il web 2.0 era agli albori. Ricordo che per avvisare le persone (non tutte provviste di un account e-mail) mi dividevo tra e-mail ed sms: un lavoro lungo fatto su ottanta iscritti. Ogni tanto mi scappava qualcuno e rimediare all’errore era dura. Nessuno voleva sentirsi escluso dall’invito, anche se non poteva partecipare. Ora con le nuove tecnologie la comunicazione diventa un gioco da ragazzi, per chi le sa sfruttare.
• La capacità relazionale del Direttivo e dell’Activities Officer verso i soci iscritti è alla base del successo degli eventi e del buon funzionamento della struttura del Chapter di appartenenza. Anche una buona cultura generale dei dirigenti in gioco aiuta. Andare in moto non significa tritare km inutilmente, farne tanti per toccare un muro e tornare indietro. Andare in moto deve alla lunga arricchire le persone di bei ricordi, di emozioni, di fatti positivi. E’ un aiuto per vivere meglio.
• I runs possono diventare dei rally di più giorni, fino a diventare dei raduni importanti ed addirittura dei veri e propri tours, anche internazionali. In questi casi la macchina organizzativa non solo deve essere oliata a dovere, ma anche tenere presente di molti altri fattori: più il numero dei motociclisti aumenta di grandezza, più aumentano i problemi da risolvere, come in tutte le cose.
• Organizzare con successo runs e raduni nel mondo H.O.G. è similabile a un’attività di tipo turistico, può diventare un lavoro; se si è lungimiranti anche produrre reddito. Di sicuro, in primis, aiuta il Concessionario (per Statuto H.O.G. un Chapter non può nascere senza un dealer di riferimento) ad aumentare fortemente il numero dei tagliandi di manutenzione delle moto. E questo dovrebbe fare pensare a quanto una buona organizzazione che bada alla sostanza delle cose, andare in moto, può produrre in termini di business. I grandi Chapter americani con migliaia di iscritti sono vere e proprie aziende che fanno profitti.

Di esempi su raduni di successo se ne possono citare molti; uno per tutti il Faaker See, nato per caso, ormai dieci anni fa, raduno che raccoglie sempre più visitatori ogni anno e che ora sostiene l’economia turistica di una piccola vallata austriaca: non male come risultato.

Gabriella Gai

Leggi anche: